Uma pequena épica sobre afazeres e o método GTD

Seja qual for o motivo, um dia você pega uma caneta ou lápis e uma folha, ou talvez alguma espécie de software, e com esses itens você começa a delinear como quer que seu dia aconteça.

Talvez essa lista tenha a ver com o seu trabalho, ou talvez com o seu dia todo. De antemão nós definimos o dia ideal, e de repente está lançado, diante de nós um objetivo: antes que eu me deite todos estes afazeres devem fazer parte do passado; devem estar todos riscados. Menos do que isso seria uma falha ou, no mínimo, me provocaria uma irritante sensação de que eu poderia ter feito mais.

E então acorda-se às sete, seis, cinco da manhã com o objetivo de conseguir fazer o maior número de coisas possíveis. O dia todo é uma corrida contra o tempo. Cada conversa com um amigo ou familiar é uma distração, algo que nos aparta do nosso ideal: a realização da produtividade máxima.

Sua alma agora veste terno e gravata. Os ombros doem, pois agora você é Atlas, e carrega sobre seus ombros o mundo. Não basta isso, na sua mão esquerda jaz uma etérea, invisível e metafórica maletinha de executivo – – ou pelo menos essa seria uma explicação mais agradável para uma dor no braço esquerdo do que a possível alternativa: o infarto.

Listas de afazeres.

Se bem feitas, elas nos oferecem a sensação da glória de destruir todos os nossos inimigos deste dia – aquela ligação incômoda, aquele texto para aquele trabalho daquela matéria -, todos eliminados, simbolizados por riscos que denotam sua derrota.

Se mal feitas, são escadas gigantescas e montanhas colossais: com seu tamanho nos intimidam, e só de olhar para elas da vontade de chorar e voltar pra cama procrastinar e fazer qualquer outra coisa.

Isso é especialmente verdade quando se trata de projetos. Se definirmos um projeto como um objetivo que requer diversas ações diferentes para sua realização, podemos concordar que projetos podem ser peculiarmente intimidadores.

Se cada tarefinha é um monstro, uma criatura a ser eliminada, um projeto então é uma Hidra, um Cérbero.

E julgando pelo caminho que este texto está indo seria fácil supor que eu estou pra dizer que devemos então abandonar as listas de afazeres, que elas são criaturas do mal e que devem ser banidas de volta para a não-existência.

De forma alguma.

Vejamos bem. Certamente tem gente que precisa fazer uso e dar cabo de violentas listas de afazeres no seu trabalho. Normalmente isso se dá em ambientes competitivos, e em empregos que não permitem muito tempo para uma vida pessoal. Certamente há gente que gosta disso e que vive para trabalhar. Pessoalmente eu desacredito que essa seja uma boa estratégia, mas, se de alguma forma mágica essa pessoa está se divertindo genuinamente durante esse trabalho e não se sente estressada então que maravilha! A pessoa encontrou sua razão de ser e pode passar horas, dias fazendo seja lá o que for sem sentir o atrito da rotina.

Por outro lado, há aqueles que por algum motivo se enamoram da própria realização de objetivos. Já não é mais um objetivo específico que as movimenta, mas sim a ânsia por e necessidade de cumprir objetivos. Sísifo ficou viciado e aqui ele está apaixonado pela sua maldição, de modo que agora ele ri do deus que julgou que isso seria alguma espécie de sofrimento. Ele ama perseguir objetivos e ama realizá-los, e não sente nem dor nem angústia quando vê que enfim chegou aonde tanto mirava e agora está sem razão para agir: já tinha, há muito tempo, alocado em sua mente um novo objetivo, e agora que terminou com um pode finalmente começar com um novo.

Essas pessoas existem, e nossa cultura faz parecer que elas são de algum modo super humanas. São pessoas que amam estar ocupadas, ou antes têm tanta sede pela vida que se ocupam o máximo que podem. Um exemplo dessas pessoas pode ser visto num vídeo do Thomas Frank, em que ele mostra como, ao acordar, escreve tudo o que fará durante aquele dia num quadro, e escreve também por quanto tempo fará essas coisas, de que hora até que hora. Interessantemente, em outro vídeo ele fala sobre estratégias para combater o estresse e critica essa atitude dele próprio, que provoca estresse e o obriga a ser apressado e fazer com que, frequentemente, sinta como se o dia simplesmente não tivesse horas o suficiente.

De forma alguma estou criticando o Thomas Frank: na verdade o admiro. Inclusive sou culpado dos mesmos erros. Acredito que isso faça parte: é um processo de calibragem. Ora você faz de mais, ora faz de menos. A busca consiste em descobrir a proporção ideal. Os dois vídeos linkados no parágrado acima denotam isso, assim como o primeiro post deste blog.

Agora cortando minha justificativa: eu posso estar errado, mas acredito que seja simplesmente questão de tempo até que essas pessoas, as que almejam a produtividade 100% do tempo, sejam pressionadas pelas necessidades da saúde mental e física e de certa forma se encontrem obrigados a serem menos produtivos. Foi o que aconteceu comigo, embora eu possa simplesmente ter feito errado e me esforçado em excesso quando não devia: e eu quero estar errado, pois considero essas pessoas admiráveis. Gente como Elon Musk e Thomas Frank são como super homens. Entretanto, eles provavelmente conhecem o preço de seus estilos de vida e o aceitam de bom grado.

Mas talvez eles não sofram tanto com isso. Talvez eles tenham sido abençoados com uma genética que faz deles guerreiros feitos para viverem esse estilo de vida. Talvez eles vejam tudo de uma forma muito coesa, e tudo se encaixa perfeitamente e não há motivo nem necessidade, do tipo que for, para que eles mudem seu modo de agir.

Considerando essa hipótese, o que isso faria daqueles que diante de uma lista de afazeres sentem a pressão arterial subir? Ou então aqueles que quando envolvidos em um projeto são tão desprovidos de temperança no seu foco que qualquer um que ouse lhe dirigir a palavra para convidá-los para comer um salgado numa cafeteria perto do trabalho se torna um inimigo, uma distração? Como ousa me distrair? Ou ainda aqueles que têm horror à obrigação, à estrutura, que antes prefeririam a indulgência dos videogames e da netflix à conclusão um objetivo que seja, como uma passar prova ou numa entrevista — tão insuportáveis são os sacrifícios necessários para realizá-los.

Estes são três indivíduos muito diferentes entre si.

Nenhum deles é o super homem da produtividade, e certamente nenhum deles é um executivo de uma multinacional milionário. Uns têm horror à produtividade, outros são viciados dela. Entretanto é inegável: todos temos tarefas, sejamos viciados em concluí-las ou não.

Então de alguma forma as listas de afazeres são necessárias. De alguma forma elas precisam ser integradas na nossa vida. Se exaltarmo-las em excesso elas se tornam cânceres, déspotas tirânicos e nossas vidas giram em torno delas; perdemos a flexibilidade e eventualmente quebramos. Se ignorarmo-las completamente a vida se torna uma espécie de caos: frequentemente esquecemos o que fazer ou procrastinamos até o dia, ha!, até a madrugada anterior. Deve haver, então, algum ponto de equilíbrio.

Bom, ouso dizer que há. Há diversos métodos que já foram inventados para encarar os afazeres. Recentemente estourou um tal de bullet journal, no qual estou sinceramente interessado. Entretanto quero me dedicar a falar de outro.

Como integrar as listas de afazeres de forma apropriada em nossas vidas?

Em 2001, David Allen escreveu um livro chamado Getting Things Done, que foi traduzido para o português pelo estranho nome de A Arte de Fazer Acontecer, com o glamouroso subtítulo de a arte da produtividade sem estresse, ou algo assim. Neste livro ele delineia uma prática muito interessante: fazer não listas de coisas que devem ser feitas agora, hoje, mas simplesmente coisas que eventualmente devem ser feitas, a curto prazo ou para toda a vida.

A estratégia deste método não é a de criar uma lista de afazeres, mas sim um espelho da própria mente. Isso inclui não só afazeres, mas também compromissos e todo tipo de ideia, como aquela sobre uma análise sociológica do Shrek que você teve no chuveiro. A premissa é a seguinte: devemos criar um sistema que livre a nossa mente do fardo de lembrar e de se preocupar, e em vez disso permitir que esse sistema que nós criamos nos lembre dos nossos compromissos e também das nossas ambições. Criamos hierarquias: há coisas que precisamos fazer imediatamente (estudar para aquela prova, preparar aquela apresentação); há coisas que talvez sejam feitas um dia, desejos cuja realização não é tão crucial mas que é interessantes e que gostaríamos de fazer (como viajar para o Butão para passar as férias).

Sou incapaz de em apenas um post abordar todas as dimensões que esse método que se apresenta sob a alcunha de o método GTD.No livro¹ o autor aborda como organizar escrivaninhas, como catalogar pastas, separar documentos, entre muitas outras coisas, além de descrever os princípios, *ahem*, filosóficos que são base para o método.

A ideia central é libertar a mente. O papel da mente não é lembrar das coisas. Isso gera estresse e, por ser a memória, principalmente a curto prazo, um recurso limitado, eventualmente faz com que nós esqueçamos das coisas e portanto nos prejudiquemos. A mente deve ser livre para criar.

Ao mesmo tempo, é importante sentir-se no controle da vida. No site oficial do método GTD, ele é descrito como um método de gerenciamento da relação vida-trabalho que tem ajudado inúmeros indivíduos a trazer ordem para o caos. Ordem e Caos: eis uma dicotomia que nos interessa desde os tempos da Babilônia!

E como ele faz isso? Gloriosamente, desde o início do livro ele já explicita a prática. Cito, e recomendo que siga as instruções que são dispostas na citação:

Anote o projeto ou situação que mais ocupa sua mente neste momento. O que mais o incomoda, o distrai, lhe interessa ou de algum modo consome grande parte de sua atenção? Pode ser um projeto ou problema que esteja “debaixo do seu nariz”, algo que você esteja sendo pressionado a fazer ou uma situação com a qual terá de lidar mais cedo ou mais tarde.


Talvez sejam as soluções de última hora acerca da sua viagem de férias. Ou você acabou de ler um e-mail sobre uma nova questão urgente no departamento. (…) Não importa.


Entendeu  o que quero dizer? Ótimo. Agora escreva numa única frase o resuultado que pretende alcançar para resolver esse problema. Em outros problemas, o que precisa acontecer para que você marque este projeto como concluído? Pode ser algo simples como “Passar as férias no Havaí”, “Trabalhar a questão com tal cliente”, “Resolver a situação da faculdade” (…) Está claro? Perfeito!


Agora anote a próxima ação física necessária para avançar no compromisso. Se você não tivesse mais nada para fazer na vida, a não ser resolver essa quesyão, quais providências tomaria neste exato momento? Ligaria ou enviaria uma mensagem para alguém? Escreveria um e-mail? Pegaria papel e caneta para fazer um brainstorming? Compraria pregos na loja de ferragens? (…) O quê?


Já sabe a resposta? Muito bem.


Esses dois minutos de reflexão valeram alguma coisa para você? Se você for como a maioria das pessoas que completa esse exercício em nossos seminários, terá experimentado pelo menos um pouquinho mais de controle, relaxamento e foco. Também pode estar se sentindo mais motivado para fazer algo a respeito  dessa situação sobre a qual vinha apenas pensando até agora. Então imagine viver com essa motivação multiplicada por mil.

Da Parte 1 do livro “A arte de fazer acontecer”

Isso transforma, no meu caso, “fazer trabalho de neuropsicologia” em “pesquisar no Google por artigos a respeito da psicologia da resolução de problemas”. É bem mais específico e, portanto, menos “procrastinável”.

Quando uma ideia, uma demanda, um projeto sobe à mente, é crucial que logo o capturemos. Isso livra nossa mente da necessidade de lembrar dessa coisa e nos liberta do estresse. O método GTD segue cinco etapas, que traduzirei de forma ad hocdo site oficial do método.

  1. Capturar: registrar, seja num caderno, seja num aplicativo, 100% de tudo que tem sua atenção. Coisas pequenas, grandes, pessoais e profissionais — todos os seus afazeres, projetos e coisas de que se deve tratar.
  2. Clarificar: definir o que significa. Pergunte-se: posso agir para realizar esta coisa? Senão, jogue no lixo, guarde para depois ou guarde como referência. Se sim, decida a próxima ação necessária para fazer para dar cabo nesta tarefa. Se pode ser feita em menos de dois minutos, faça-a agora. Senão, delegue-a para outra pessoa, se puder, ou coloque-a numa lista para fazer mais tarde.
  3. Organizar: coloque-a onde deve estar. Coloque lembretes nas listas apropriadas. Por exemplo, crie listas para as categorias apropriadas, como “ligações a fazer”, “emails para enviar”, etc.
  4. Refletir: reveja com frequência. Olhe para suas listas o quão frequente quanto necessário para determinar o que fazer depois. Faça uma revisão semanal para limpar e atualizar suas listas, e limpar sua mente.
  5. Engajar: simplesmente faça. Use seu sistema para tomar as ações apropriadas com confiança.

O método GTD independe de ferramentas. Você pode implementá-lo com uso de aplicativos, tornando-o completamente digital, ou pode fazer tudo com agendas ou resmas de papel ofício ou bloquinhos. O livro te ensina os princípios para você criar o seu método GTD e moldá-lo às suas necessidades. Por conta disso, repito: vale muitíssimo a pena comprar o livro. É uma leitura fácil e prática desde o início. Você não precisa ler tudo e depois fazer: pelo contrário, você vai lendo e fazendo. Aqui está um link para comprar o ebook² e outro para um livro físico, e ainda outro para um livro físico de segunda mão (porém, por ser um sistema tão pessoal, recomendo comprar um livro novo ou um ebook para não ser afetado pelas anotações de outrem, tão comuns em livros de segunda mão).

Dito isso, pessoalmente para implementar o método GTD na minha vida eu uso dois aplicativos: o Evernote e o Trello.

Como disse, é impossível que eu explique o método GTD em sua integridade aqui, mas no post que anexarei abaixo mostrarei como uso estes dois programas para organizar minha vida. Não me dou muito bem com papel a não ser para coisas de curto prazo, como coisas que devem ser feitas em menos de uma semana. Por isso, meu sistema é quase que integralmente digital. Mesmo que o ideal seja que você crie seu próprio sistema, se porventura você decidir usar os mesmos softwares pode ser útil ter uma ideia de como fazê-lo. Por isso, abaixo está o link para o próximo post, onde demonstro como usar o Evernote e o Trello para implementar o método GTD da forma que eu o faço.


Bônus

No final das contas ninguém quer ser isso. Possui legendas em português.

  1. Não sou patrocinado pela Saraiva (ainda?), infelizmente. Apenas simpatizo com essa loja de livros em detrimento da Amazon.
  2. Pirataria é crime, mas esse argumento é fraco. Considere o seguinte: apoie os artistas, autores e músicos que você gosta comprando os produtos que eles produzem. Muitos nem sequer ligam para pirataria, o que é mais motivo ainda para apoiá-los: por eles serem tão fodas.

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