O Método GTD com Trello e Evernote

O método GTD é um método organizacional cuja premissa central é criar uma versão tangível, no mundo físico ou virtual, da sua própria mente, ou antes, da sua própria memória. A ideia é livrar sua mente da necessidade de lembrar das coisas, criando um sistema que lembre das coisas pra você, permitindo então que nos dediquemos integralmente à atividade criativa.

O que este post denota é como eu aplico a minha versão do método GTD. Ele serve como uma ajuda, como uma inspiração, mas não será de forma alguma a única forma. Recomendo que você também pesquise por estratégias usadas por outras pessoas na implementação desse método. Na criação do meu eu pesquisei o setup de algumas pessoas que já faziam isso há anos. Eu só faço isso há quase dois.

Não consigo me adequar tão bem a sistemas físicos quanto aos digitais, para a alegria das árvores. Dito isso, já usei o Orgmode do Emacs para fazê-lo mas tive problemas com a sincronização com a nuvem; já usei só o Evernote, mas julguei que ele necessitava de cuidado em excesso. Hoje uso o Evernote junto com o Trello. Faço quase tudo a partir do Trello e uso o Evernote simplesmente como um ambiente de rascunhos para as coisas que escrevo (inclusive este blog), como uma espécie de diário, bem como um lugar para guardar referências para projetos futuros.

Lembre-se: leia o livro Universo em Desencanto. Vale extremamente a pena. O livro aborda noções que não me cabe abordar aqui. O que eu estou mostrando aqui é simplesmente a casca, o lado de fora do método GTD. Em certas ocasiões em que estive afogado por afazeres, estressado até onde me era possível, julgo que esse sistema foi o fator principal a me ajudar a manter a sanidade, e por causa disso eu divulgo este livro com prazer. Com o livro você vai aprender a criar o seu método. Bem que eu deveria relê-lo…


Abordarei aqui então como funcionam esses dois programas que uso e como implemento minha versão do método GTD neles. O Evernote é basicamente um programa para escrever e guardar notas. O Trello é um programa de gestão de projetos. Ambos são extremamente flexíveis e podem ser usados de formas grandiosas que são limitadas mais pelas nossa criatividade e habilidades organizacionais do que pelas constrições do programa — até porque constrições em excesso e você teria um gesso. Constrições de menos e você teria ou uma linguagem de programação, ou uma versão do Minecraft ou uma espécie de Factorio.


O Evernote é basicamente um programa de edição e armazenamento de notas. Você escreve as coisas nele e elas ficam guardadas na nuvem. Você pode editar minimamente seu texto, com funções similares a de um processador de texto como o Microsoft Office Word, mas o programa não chega a ser tão específico.

Nele você pode criar listas e tabelas, anexar vídeos e imagens, separar cada nota em um respectivo caderno, e cada caderno em uma pilha.


Como você pode ver, há funções de edição de texto. Do lado esquerdo há os cadernos e as pilhas de caderno. O que você vê é o caderno Recalibrando e um rascunho deste mesmo post. O caderno Recalibrando, junto com o caderno Old, está na pilha Blogging.

Você também pode adicionar etiquetas para facilitar sua busca:

Abaixo do título próximo do canto superior direito
Ao lado esquerdo

A organização de cadernos é simples:

Ao criar um caderno, apertando o sinal de “+” ao lado do título da lista “Cadernos”, podemos adicioná-lo a uma pilha clicando nele com o botão direito do mouse.


E da mesma forma podemos removê-lo de uma pilha.

Felizmente, para evitar a zona, esse é o maior nível de encapsulamento que ocorre: pilhas, cadernos e notas. Não podemos criar pilhas de pilhas de pilhas, e isso é bom.

Com o addon “Web Clipper” pros navegadores Brave, Firefox e Google Chrome (e potencialmente outros cuja existência ninguém sabe) você pode gravar artigos e páginas online na sua nuvem, e elas ficarão lá até mesmo se o site sair do ar:


Em “Organize” nós podemos escolhar o caderno em que guardaremos o artigo assim como escolher etiquetas ou adicionar etiquetas novas.

O Evernote é o suficiente para se implementar o GTD. É inteiramente possível manejar a própria vida de dentro do Evernote e nada mais. Pode-se colocar lembretes para afazeres e fixar listas no topo da página, para que não se esqueça de olhá-las.

Por que, então, usar o Trello?


Em algumas empresas é comum que os grupos orientem seus projetos através de notas em quadros. Normalmente esses quadros são seccionados em partes como “a fazer”, “em progresso”, “feito”. Esses quadros são tão famosos que diversos modelos organizacionais foram criados em volta deles. Em especial, o Kanban e o Scrum. Esses modelos são bastante comuns em setores relacionados à tecnologia, como desenvolvimento de software.

Um exemplo destes quadros.

Não entrarei em detalhes quanto a esses modelos, até porque eles não me agradam. Ainda assim, o Trello pode implementar esses modelos pois tem um design muito semelhante ao desses quadros. Mas por ser flexível nós podemos usá-lo para outras coisas, como organizar listas de compras pro mercado ou, *ahem*, nossa vida toda.

Essa é a janela inicial do Trello. Ela é separada por quadros, e cada quadro contém listas, e cada lista contém cartões. Cartões podem ter descrições, comentários, checklists e anexos, como links, imagens e arquivos.

É necessário criar uma conta no Trello para usá-lo. Feito isso podemos usá-lo a partir do celular, usando o aplicativo desktop ou direto de browsers como o Chrome e o Firefox. Faça isso aqui.


Feito isso, para começar basta clicar em “Criar novo quadro”.

O método GTD separa as ações por contexto. Sobre quais eu posso agir agora? Sou eu que devo agir ou devo passar isso pra outra pessoa, seja qual for a razão?

Mas e se não for algo sobre o que eu possa agir? Se, na verdade, for simplesmente alguma informação útil para alguma outra ação que eu possivelmente farei no futuro? Então eu guardo como referência, separando de acordo com o tema. Isso eu posso fazer perfeitamente pelo Evernote. Com o Web Clipper, nós podemos salvar páginas da Internet inteiras na nuvem, e elas ficarão salvas mesmo que os sites sejam apagados.

Entretanto, o Evernote só pode exibir uma nota de cada vez. Eu teria que ter uma nota geral que mostrasse todas as minhas coisas se eu não quisesse me perder, ou então criar um hábito de ver todos os meus cadernos e notas relacionadas aos meus afazeres. Ao meu ver, isso seria muito trabalho.

E é aí que entra o Trello. Com ele eu posso ver todos os meus afazeres, todos os contextos, lugares e relações dispostos em uma única tela.

Quando adotei o Trello minha estratégia inicial foi dispor o quadro desta forma:

Meramente ilustrativo

Por mais que isso seja bom, ainda não posso ver tudo de uma vez só. Se eu não posso ver tudo eu posso acabar esquecendo de algo. Meu objetivo é poder confiar integralmente nesse sistema para gerenciar minha vida através dele, e se um dia eu me deixo de scrollar pro lado eu posso acabar me esquecendo de algo importante. Quero poder confiar nele com toda a fé que eu sou capaz de ter, então eu devo tornar ele o mais confiável possível — o mais transparente possível.

Para promover isso podemos usar também as etiquetas do Trello. Em vez de organizar as coisas por listas contextualizadas, crio menos listas e rotulo cada item nela com uma etiqueta. É uma estratégia heterodoxa, mas funciona muito bem para mim.

Você pode ver todas as etiquetas no Trello apertando “L” (label). Apertando “?” você tem acesso a todos os outros comandos de teclado do Trello, mas você pode fazer tudo pelo mouse sem nenhum problema.¹

Tenho então as etiquetas a seguir. Eis também dos meus quadros de fato:

Certamente ocultei algumas informações que julgo serem pessoais.

Cada etiqueta tem a ver tanto com tema quanto com lugar (na minha cabeça) e por isso são bastante flexíveis, e eu posso usar mais do que uma ao mesmo tempo. Você pode nomear as etiquetas de acordo com o seu gosto. *ship tem a ver com relationship, friendship etc. Cyclical tem a ver com coisas que eu tenho que fazer de novo e de novo, não estando nunca “terminadas”, como “praticar escultura digital no Blender”.


A lista “Próximas ações” consiste em simplesmente no que eu tenho que fazer. Não hoje, não amanhã, mas coisas que a curto, médio ou longo prazo eu acredito que preciso fazer. A lista “Com data” é autoexplicativa: têm prazo.

Algumas ações são divididas em múltiplas etapas. Esses são o que o método chama de “projeto”, como mencionei acima. Eles englobam coisas como um glorioso novo software ou a matrícula em um curso.

Por exemplo, se eu preciso fazer mais do que uma ação física, como “abrir o browser para pesquisar por cursos na área no Google”, “ligar para os cursos para me informar quanto aos valores” e “dirigir-me ao curso para efetuar minha matrícula”, então certamente esse é um projeto.

Perceba que essa é uma forma interessante de ver as ações. Elas são quebradas em etapas. Durante o livro o autor explica sobre como isso é uma estratégia útil para vencer a procrastinação. A premissa é que é mais fácil procrastinar quando não tempos um plano detalhadamente delineado para seguir. Se temos que descobrir o que fazer torna-se mais difícil de engajar-se na ação do que se já se tem o projeto delineado. Mais abaixo delinearei como organizo projetos no Trello.

Quando tenho algum projeto da faculdade para fazer com frequência me vejo escrevendo notas como “sentar a bunda na cadeira do computador, abrir o Firefox e pesquisar por assunto X no Google”

Lembrando que sou estudante de psicologia rs

Esses projetos eu coloco numa lista separada, denominada “projetos”. Cada cartão é um projeto, e em cada um desses projetos podemos criar uma ou mais “checklists”, e dentro dessas podemos colocar todas as etapas necessárias para concluir os projetos, bem como “ticá-las” quando completadas. Posso também anexar links aos cartões, integrando todos recursos e referências relacionados à ação, facilitando minha vida para quando mais tarde eu for dar cabo nela.  Como exemplo, o projeto que é este blog:

Censurando algumas ideias para posts futuros para evitar spoilers.

E… Se clicarmos no menu lateral à direita superior, em “Mostrar Menu”, podemos ter acesso aos “power ups”. Lá nós podemos associar o Trello a outros aplicativos, inclusive o Evernote. Infelizmente só podemos associá-lo com um aplicativo de cada vez, a menos que paguemos pelo plano premium do Trello. Eu não pago (quem sabe um dia), então eu só uso o Calendar.

Perceba que você pode pesquisar na barra do lado esquerdo para agilizar o processo.

E esse é o pulo do gato. Anexado ao Google Calendar eu posso ser lembrado dos meus compromissos com a antecedência desejada, quantas vezes eu quiser. Basta apertar D no cartão desejado e marcar uma data, e o Google Calendar me lembrará da forma que eu configurá-lo, exibindo um lembrete no meu celular. Para mais informações sobre como fazer isso, clique aqui. O próprio Trello também me lembra, mas de forma sutil, e essa segunda camada de segurança satisfaz (e portanto acalma) minhas tendências neuróticas obsessivas, excessivamente preocupadas com obrigações. Também posso ver e gerenciar todos os meus agendamentos futuros clicando em “Calendário”, ao lado do menu “Mostar Menu”:


O método GTD visa separar cada ação por contexto. Algumas devem ser feitas na rua, outras em casa, outras no trabalho. Algumas devem ser separadas por critérios como, “isso tem um prazo?”, outras são coisas que nós queremos fazer, mas a sinceridade nos obriga a aceitar que não dá pra fazer agora, e então devem ser deixadas para algum outro dia.


 Para isso é criado um novo quadro chamado “Algum dia/Talvez”. Podemos mover um cartão para um quadro diferente clicando com o botão direto nele, e para mover uma lista basta clicar nos três pontos ao lado do nome da lista.

Por fim, possuo listas de coisas que tenho que comprar, livros que quero ler, audiobooks que quero ouvir. Todas essas eu coloco numa board chamada, duh, listas.


No fim das contas, eu uso o Evernote para simplesmente escrever. Para escrever sobre o meu dia, e também para preparar textos para a faculdade, aulas para o trabalho e posts para o blog. Não manejo listas no Evernote porque, sinceramente, acredito que seria muito esforço. Ah e, além disso, receitas. Vocês têm que experimentar esse macarrão tailandês.

Lá eu atiro toda e qualquer sorte de referência relacionada a qualquer interesse que eu tiver. Provavelmente tenho coisas lá que nunca lerei. Entretanto, as notas do Evernote sobrevivem ao tempo: uma nota extraída de um site continuará na sua nuvem mesmo caso o site saia do ar.

Se as referências for você mesmo que cria (como um esboço de um texto para a faculdade), então não vai ter página na internet para como link no Trello. Uma estratégia interessante seria juntar as referências no Evernote e apontar para elas com o Trello: simplesmente criar um cartão no Trello e na descrição colocar “ver nota X no Evernote”. Ou você pode usar o Power Up do Evernote no Trello, mas isso nos impossibilita de abusar do Calendar. Uma outra alternativa seria clicar em “Compartilhar” no Evernote e pegar o link compartilhável.


Agora, por que eu demonstrei isso? Não acho que você deva me copiar. Você pode, e isso certamente será útil. Contudo, acredito que conhecer essas estratégias poderão te ajudar a criar sua própria estratégia, a dobrar o método GTD ao seu próprio estilo. No fim das contas, o método GTD é só uma forma de espelhar a sua própria mente. Por conta disso, as minhas listas pessoais têm coisas que você não vai ver no livro, como “Pendências” (coisas que eu já devia ter feito) e “Explorar” (materiais que eu gosto de me envolver sem ter nenhuma obrigação de me adequar a algum padrão ou ideal (meus hobbies)). Como eu disse, aqui está só a casca, o resultado. Com o livro você aprende os princípios.


  1. O Trello é uma ferramenta muito boa e muito ágil. Se você apertar “?” (sem as aspas, obviamente) ele te mostra diversos atalhos de teclado. Esses atalhos podem ser usados para agilizar a forma como você usa o Trello. Por exemplo, apertar N cria um novo cartão; D associa uma data de entrega ao cartão e L mostra todas as etiquetas possíveis ao lado, C deleta um cartão. Os botões de 1 a 0 no seu teclado também são associados a certas cores de etiqueta. Com o tempo isso vira memória muscular.

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